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Cada deputado ao Parlamento Europeu pode propor a contratação de assistentes pagos pelo Parlamento, correspondendo ao perfil funcional e ao salário definido pelo deputado (dentro da verba máxima que lhe está atribuída).
O apoio não comporta (ao contrário da tradição na administração portuguesa) assessores e secretárias/os – todos os colaboradores são assistentes. Podem corresponder a níveis salariais diferentes e a perfis funcionais distintos, mas seguramente que não se encaixam nas funções de secretariado clássicas do século passado: agenda, datilografia, atendimento telefónico, expediente e arquivo. O perfil funcional do apoio que o trabalho do PE reclama exige uma transversalidade de competências.
Nos dias que correm a agenda é integrada: deputados e assistentes consultam e alteram a agenda online. Muitos deputados digitam textos e corrigem documentos online, dispensando a antiga datilografia. Parte crescente do expediente é digital e não chega a ser impresso em papel.
A maior parte dos deputados procura, por isso, assistentes de largo espetro que façam assessoria política/técnica/de comunicação e garantam apoio administrativo. Já ninguém deseja uma secretária passiva sentada na cadeira à espera que o telefone toque ou que o «chefe» precise de ditar um texto para ser estenografado.
O que se procura são colaboradores com iniciativa, proativos, que antecipem problemas e proponham e desenvolvam soluções mais eficazes.
Há requisitos gerais essenciais a qualquer trabalho em equipa numa estrutura internacional:
• domínio de mais do que uma língua estrangeira;
• sociabilidade e simpatia (trabalho em equipa);
• capacidade de aprender e evoluir;
• iniciativa e empenho;
• dedicação e lealdade.
Qualquer assistente, para além das funções clássicas de secretariado, deve ter competências para:
• fazer pesquisa e análise de documentos;
• organizar dossiês;
• propor soluções e perspetivas de abordagem dos problemas e soluções;
• dominar ferramentas informáticas como processador de texto, cálculo (sobretudo para gráficos e tendências), criação e gestão de bases de dados e de apresentação e apoio a conferências;
• alimentar sitese blogues e dominar ferramentas de trabalho na Internet;
• organizar eventos;
• assegurar relações públicas.
À data da edição deste dicionário, existem cerca de 4.000 assistentes (para 751 deputados), o que inclui quer os assistentes acreditados em Bruxelas e em Estrasburgo quer os que trabalham nos países por onde são eleitos os deputados.